必読!歯科用電子カルテの手引き

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電子カルテの乗り換え

電子カルテを一度導入しても、何らかの理由によって乗り換える必要が出てくることはあります。

しかし、電子カルテを乗り換えるときに一番心配なのは「データ移行をスムーズに行えるか」ということですよね。

ここでは、電子カルテを乗り換えるときのデータ移行について解説しました。

電子カルテを乗り換える意義とは?

karte

そもそもなぜ電子カルテを乗り換えなければいけないのかと疑問に思う人もいるかもしれません。

実は、院内サーバー型の電子カルテはそのほとんどが5年のリース契約となっています。リース契約となっている理由としては、サーバーの容量に限界があること、サーバーやパソコンなどのメーカー保守が切れることなどが挙げられます。

リース契約が切れた後に同じ電子カルテを継続して使用するためには、始めに導入したときと同じだけの費用をもう一度払わなければいけません。

どのみち初期費用を払わなければいけないのであれば、同じベンダーを選ぶメリットはありませんよね。そのため、リースが切れるタイミングで他の電子カルテに乗り換えることが多いのです。

しかし、これはあくまでも院内サーバー型の電子カルテの場合です。クラウド型電子カルテはリース契約ではないため、一度導入したらそのまま使い続けることができます。

そのため、わざわざお金をかけて他の電子カルテに乗り換える医院は多くないようです。

とはいえ、よく比較検討して選んだ電子カルテでも使ってみたらイマイチだったということは十分にあり得ます。

電子カルテは業務の効率化のための重要なシステムなので、満足できないものを使い続けることは好ましくありません。

リース契約が残っている場合やクラウド型電子カルテを導入している場合でも、より良い電子カルテにするために乗り換えるということは十分考えられるといえるでしょう。

電子カルテのデータを移行する方法

ほとんどの場合、レセコンに入っている患者データを移行することは難しくありません。電子カルテの乗り換えのときに問題となるのは、カルテ部分のデータの移行です。

メーカーによってコード体系が異なるために、スムーズに移行することができないのです。

しかし、当然ながらカルテのデータは必ず必要です。そのため、電子カルテを乗り換えた後は

  • 旧電子カルテと新電子カルテを併用する
  • 新電子カルテにデータを移し替える

の2つのうちのいずれかの方法で対処することになります。

■旧電子カルテと新電子カルテを併用する方法

monitor

手軽に行えるのは、旧電子カルテと新電子カルテを併用する方法です。

この方法では旧電子カルテと新電子カルテを近い位置に置き、モニターを切り替えながら両方のデータを閲覧します。

データを移行するための手間もコストもかからないのがメリットだといえます。

この方法のデメリットとしては、2つの電子カルテをモニターの近くに置かなければいけないため場所を取るということが挙げられます。

また、万が一旧電子カルテが壊れてしまうと診療録の5年保存を行えなくなってしまうので注意が必要です。

■新電子カルテにデータを移し替える方法

もう一つの方法が、新電子カルテにデータを移し替える方法です。

こちらの方法は手間と時間、お金がかかってしまいますが、過去のデータを失うリスクを考えるとできるだけ早くデータを移し替えたほうがいいといえるでしょう。

データを移行するときにはまず旧電子カルテに入っているデータをPDF化し、そしてこのデータを新電子カルテに取り込みます。

ただし、この方法を行うときには旧電子カルテのデータをPDF化できること、そして新電子カルテがPDFファイルを取り込めることが条件となっています。

なお、電子カルテデータを移し替えるには多少時間がかかります。データの量が膨大であればあるほどデータ移行のためにかかる時間は長くなるので、そのことも考慮して早めに乗り換えの準備を始めることをおすすめします。

乗り換えのときの電子カルテ選びは慎重に

電子カルテを乗り換えるときは、初めて電子カルテを導入するときと同様に慎重にベンダーを選ぶ必要があります。

なぜなら、せっかく電子カルテを導入したにもかかわらず後から不具合が出てきたという例も少なくないためです。

電子カルテにトラブルが生じると、診療や会計に遅れが生じてしまいます。また、場合によっては臨時休診にせざるを得ないということも十分にあり得ます。

こうなったときに不利益を被るのは医療関係者、そして患者さんですよね。診療をスムーズにするための電子カルテですから、このようなトラブルが起きてしまっては意味がありません。

一口に電子カルテといっても、使い勝手やセキュリティの高さ、サポートの充実度、災害時のバックアップ体制など違いはたくさんあります。

新しいカルテをできるだけ長く使えるように、電子カルテの乗り換えをするときにはこれらの点をもう一度見直してみてくださいね。

 
 
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