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電子カルテの乗り換え

電子カルテを一度導入しても、何らかの理由によって乗り換える必要が出てくることはあります。

しかし、電子カルテを乗り換えるときに一番心配なのは「データ移行をスムーズに行えるか」ということですよね。

ここでは、電子カルテを乗り換えるときのデータ移行について解説しました。

電子カルテを乗り換える意義とは?

karte

そもそもなぜ電子カルテを乗り換えなければいけないのかと疑問に思う人もいるかもしれません。

実は、院内サーバー型の電子カルテはそのほとんどが5年のリース契約となっています。リース契約となっている理由としては、サーバーの容量に限界があること、サーバーやパソコンなどのメーカー保守が切れることなどが挙げられます。

リース契約が切れた後に同じ電子カルテを継続して使用するためには、始めに導入したときと同じだけの費用をもう一度払わなければいけません。

どのみち初期費用を払わなければいけないのであれば、同じベンダーを選ぶメリットはありませんよね。そのため、リースが切れるタイミングで他の電子カルテに乗り換えることが多いのです。

しかし、これはあくまでも院内サーバー型の電子カルテの場合です。クラウド型電子カルテはリース契約ではないため、一度導入したらそのまま使い続けることができます。

そのため、わざわざお金をかけて他の電子カルテに乗り換える医院は多くないようです。

とはいえ、よく比較検討して選んだ電子カルテでも使ってみたらイマイチだったということは十分にあり得ます。

電子カルテは業務の効率化のための重要なシステムなので、満足できないものを使い続けることは好ましくありません。

リース契約が残っている場合やクラウド型電子カルテを導入している場合でも、より良い電子カルテにするために乗り換えるということは十分考えられるといえるでしょう。

電子カルテのデータを移行する方法

ほとんどの場合、レセコンに入っている患者データを移行することは難しくありません。電子カルテの乗り換えのときに問題となるのは、カルテ部分のデータの移行です。

メーカーによってコード体系が異なるために、スムーズに移行することができないのです。

しかし、当然ながらカルテのデータは必ず必要です。そのため、電子カルテを乗り換えた後は

  • 旧電子カルテと新電子カルテを併用する
  • 新電子カルテにデータを移し替える

の2つのうちのいずれかの方法で対処することになります。

■旧電子カルテと新電子カルテを併用する方法

monitor

手軽に行えるのは、旧電子カルテと新電子カルテを併用する方法です。

この方法では旧電子カルテと新電子カルテを近い位置に置き、モニターを切り替えながら両方のデータを閲覧します。

データを移行するための手間もコストもかからないのがメリットだといえます。

この方法のデメリットとしては、2つの電子カルテをモニターの近くに置かなければいけないため場所を取るということが挙げられます。

また、万が一旧電子カルテが壊れてしまうと診療録の5年保存を行えなくなってしまうので注意が必要です。

■新電子カルテにデータを移し替える方法

もう一つの方法が、新電子カルテにデータを移し替える方法です。

こちらの方法は手間と時間、お金がかかってしまいますが、過去のデータを失うリスクを考えるとできるだけ早くデータを移し替えたほうがいいといえるでしょう。

データを移行するときにはまず旧電子カルテに入っているデータをPDF化し、そしてこのデータを新電子カルテに取り込みます。

ただし、この方法を行うときには旧電子カルテのデータをPDF化できること、そして新電子カルテがPDFファイルを取り込めることが条件となっています。

なお、電子カルテデータを移し替えるには多少時間がかかります。データの量が膨大であればあるほどデータ移行のためにかかる時間は長くなるので、そのことも考慮して早めに乗り換えの準備を始めることをおすすめします。

乗り換えのときの電子カルテ選びは慎重に

電子カルテを乗り換えるときは、初めて電子カルテを導入するときと同様に慎重にベンダーを選ぶ必要があります。

なぜなら、せっかく電子カルテを導入したにもかかわらず後から不具合が出てきたという例も少なくないためです。

電子カルテにトラブルが生じると、診療や会計に遅れが生じてしまいます。また、場合によっては臨時休診にせざるを得ないということも十分にあり得ます。

こうなったときに不利益を被るのは医療関係者、そして患者さんですよね。診療をスムーズにするための電子カルテですから、このようなトラブルが起きてしまっては意味がありません。

一口に電子カルテといっても、使い勝手やセキュリティの高さ、サポートの充実度、災害時のバックアップ体制など違いはたくさんあります。

新しいカルテをできるだけ長く使えるように、電子カルテの乗り換えをするときにはこれらの点をもう一度見直してみてくださいね。

電子カルテ乗り換え時のサポート体制について

他社の電子カルテに乗り換える場合には、メーカーによる乗り換えサポートが利用できる場合もあります。そこで、本サイトで取り上げている4つのメーカーについて、他社からの乗り換え時に利用できるサポートや注意点、乗り換えるときの料金などについてご紹介します。

株式会社オプテック

株式会社オプテックの電子カルテシステムは、現在開発されているほとんどの電子カルテのデータが移行可能で、現在使っている電子カルテのメーカーを問わないところが最大の魅力です。

詳しくは電話かメールにて問い合わせが必要とはなりますが、すぐにデータの移行をすることができれば、スムーズに新しいシステムの利用が始められるでしょう。

また、株式会社オプテックの電子カルテはオープン型となっているため、他社のシステムとの連携も可能。連携させる側のシステムもオープンとなっていれば、すべてのシステムと連携ができるため、今まで利用していたシステムが使えなくなるという不安もありません。

連携させるシステムの例としては、患者管理システム、予約システム、歯周管理システムなどで可能となっていますが、その他、現在主流となっているカボ デンタルシステムズジャパンや朝日レントゲン工業などの歯科用デジタルレントゲン、ジャパンリッチフィールドなどの画像管理システムに関しては、連携の実証を完了させているので確実でしょう。

電子カルテの導入のためには、新規導入契約の場合と月額利用契約の場合の2種類がありますが、必要なライセンス料金は次の通りです。

【新規導入契約】

  • ・POSカルテパッケージ:親機ライセンス1,900,000円、子機ライセンス100,000円/台
  • ・レセプトカルテパッケージ:親機ライセンス1,500,000円、子機ライセンス50,000円/台

【月額利用契約】

  • ・POSカルテパッケージ:親機ライセンス22,600円~、子機ライセンス1,200円/台
  • ・レセプトカルテパッケージ:親機ライセンス17,900円~、子機ライセンス600円/台

導入後のサポートは電話やインターネットでライブサポートを受けられるので、使い方やデータ移行に関して問題があった場合でも、スムーズに対応してもらえるでしょう。

株式会社ノーザ

株式会社ノーザでは、歯科医院で行われている業務全般に対して、深い知識を持ったスタッフが在籍しています。そのため、初期導入の際にはもちろん、電子カルテの乗り換えの作業もスタッフに任せることができ、乗り換えに関して高い安定感を誇っています。

医院での現在の電子カルテ使用状況に合わせて、適切なカスタマイズを施してもらえる他、使い方のトレーニングや講習を受けることもできるので、システム変更により使い勝手が悪くなるというリスクはありません。

そして、電子カルテの乗り換えの際に問題になるのが、今まで連携させていたシステムを利用できなくなる可能性があるという点ですが、株式会社ノーザの電子カルテは、非常に多くのシステムとの連携を可能としています。

連携が可能とされているシステムは、デジタルX線システムで5メーカー、予約管理システムで6メーカー、画像管理やインフォームドコンセントシステムで6メーカーとなっていますが、この他にも連携可能なメーカーは存在するそうです。主要なシステムは連携可能となっているので、現在の連携が不可となる可能性は低いでしょう。

システム導入後のサポート体制は、リモートサポートとコールセンターによって行われ、リモートサポートでは遠隔で設定変更なども行えるようになっているため、利用中にすぐに設定の変更してもらうことができ、設定変更中もカルテの入力が可能です。この通信は暗号化されているので、情報が漏洩してしまう心配もありません。

今までの電子カルテとの違いに戸惑った場合や、使い勝手が悪くなったなどの問題があった場合は、リモートサポートで設定の変更や操作ガイドを依頼できる他、夜間も対応しているコールセンターにてサポートを受けることができます。

株式会社ヨシダ

株式会社ヨシダの電子カルテシステムである「Profit-QUATTRO」は、他社からの乗り換えという点を重視しているシステムではないようで、他社とのシステム連携に関してもほぼ情報がありません。データの移行に関しても情報はないので、旧電子カルテのデータとの併用が必要だと思われます。

株式会社ヨシダでは、TrophyWindows、DBS-Win、CliniView、Ondemand3Dなどのレントゲン画像管理システムも自社で開発しているため、他社のシステムと連携させるという概念が希薄なのかもしれません。その他、予約管理システムやポータルビュアーソフトも同社で開発しているため、これらの連携が前提となる可能性があります。

ただし、現在すでに、上記のような株式会社ヨシダの製品と電子カルテを連携させているという場合は、当然Profit-QUATTROとの連携は可能です。さらに、株式会社ナルコームの治療管理、見積書作成ソフトである「達人プラス」であれば連携ができるようになっています。

電子カルテ乗り換え後のサポートは、コンタクトセンターとリモートサービスの2種類が用意されており、コンタクトセンターでは操作の説明、リモートサービスではコンピュータを遠隔操作してのサポートを受付。ただし、これらのサポートはシステムの操作説明が中心となっているようで、設定の変更やシステムに関する問題は、担当者へのアポイントが必要となるようです。

メディア株式会社

メディア株式会社の電子カルテは、導入時から導入後など、すべてのサポート体制が充実していることが特徴です。そのため、他社システムからの乗り換えの際にも、導入前の準備から仮稼働、設置まで様々な初期導入サポートが受けられるでしょう。

初期導入の際には、より効率的に院内の業務を遂行できるように、運用改善のサポートを受けることもできるため、これまでの電子カルテよりもより便利に活用していける可能性が高くなります。システムマスタについても、打ち合わせでヒアリングを行い、ベースから細部を丁寧にカスタマイズしてもらえます。

ただし、データ移行に関する情報は記載がなく、旧電子カルテとの併用が必要となる可能性があります。また、他社とのシステム連携に関しても情報がありませんが、診断画像、治療、会計、検査、薬品処方などを一括で管理するHIS連携機能を搭載しているため、他社のシステムとの連携は行わない使用であるとも考えられます。

カスタマイズや運用改善サポートの件と併せて考えても、旧システムに近い使い勝手を実現させるよりは、新しいシステムに合わせていくような運用になるかもしれません。

導入後もサポート体制は充実しており、WEBカメラを使ったコールセンターである「スマイルコール」によって、院内のコンピュータのデスクトップ画面を共有しながら、操作の説明などを受けることができます。遠隔操作も可能なので、新システムの操作に戸惑うことはないでしょう。

スマイルコールでは、コンピュータの操作説明だけではなく、保険点数についてや、ハードやソフトウェアの不具合、障害についての問い合わせなども行うことができます。電話なども必要なく、コンピュータのデスクトップ上から発信できるため、手軽にトラブルを解消できる方法です。

 
 
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