必読!歯科用電子カルテの手引き

歯科用電子カルテの導入ガイド HOME » 【歯科医院向け】電子カルテの基本知識 » 導入するメリット

導入するメリット

病院やクリニックが、「電子カルテ」の導入で得られる3つのメリット

近年、病院やクリニックなどの医療現場では、電子カルテの使用が一般的になってきました。電子カルテの仕組みを現場に取り入れることは、医療サービスそのものの向上だけでなく、それを提供するドクターやスタッフにもさまざまなメリットをもたらします。では、電子カルテを用いることで現場にはどのようなメリットがあるのでしょうか?

電子カルテ導入の3つのメリット

メリット1 現場スタッフの負担が減る

診療報酬改定は2年ごと(偶数年)に行われることになっており、病院やクリニックによってはこのタイミングで初診料や再診料が大幅に変更されることもあります。利用者(患者)や医療従事者(医師など)は、当然その改定に従って医療サービスを受けたり提供したりすることになります。

薬に関する算定要件や算定方法の変更に応じてこれまではある程度人力でカバーしていましたが、やはり大きな負担となっていました。電子カルテを導入すれば、人の力に変わって電子カルテ運営会社のDB(データベース)が診療報酬改定に従って正しく対応してくれます。結果、今まで対応していたスタッフの負担が大幅に減ることになります。

メリット2 患者データが一瞬で閲覧できる

カルテの主な役割は、患者の検査内容や治療状況などの情報を管理できること。電子カルテではそれらの情報がまとめてDBに保管されているので、欲しい情報を一瞬で引き出し、見ることができます。閲覧できるデータは診療科目だけでなく、薬の処方、支払い状況などさまざま。それらのデータが、ソフトウェアなどと連動する形で取りまとめられています。

診療室ではドクターが患者の必要な情報を手早く参照し、薬局においては医師が出した処方データ(DB上で連携)を元に処方する薬を手渡します。電子カルテの導入によって担当者の連携ミスも減り、患者一人ひとりによりきめ細かい医療サービスを届けることが可能になりました。

メリット3 コスト削減と作業効率アップを実現できる

紙カルテだと患者数が増えるにともなってカルテ数も増え、それを管理する保管庫も膨大なスペースが必要になっていきます。医師法では5年の保存義務が定められていますが、大病院であればあるほどその保管は頭痛の種でした。

しかし、電子カルテであればDB上のデータを更新するだけなので、保管コストを大幅に削減することが可能です。何よりも大切な個人情報を盗用されることなく保存・管理することができ、同時に必要情報がいつでも検索できるという点で作業効率もアップします。

電子カルテの導入で、実際には何が変わるのか

「正確で素早いレセプト及びカルテ作り」を実現すること――これが、電子カルテを活用する最大のメリットであり目的です。では医療現場において、実際に電子カルテを導入すると何がどのように変わるのでしょうか。

患者数アップにも活用できる!

電子カルテに蓄積された情報は、患者数アップにも活用できます。ここでは、患者数アップにつながる集客方法の具体的な例を紹介しましょう。

  • 病院の実績を具体的な数字にして広告で見せる
  • 具体的な治療例を、患者のプライバシーに配慮しつつ公式サイトに掲載
  • 看板を設置する地域を決定する
  • 小児の予防接種などの管理とお知らせ
  • 休眠患者への需要堀り起こし

これらのやり方以外にも、工夫次第で電子カルテに入っている情報を使った集客方法は見つけられるはずです。さらに良い集客方法を考えるきっかけとしてください。

病院の実績を具体的な数字にして広告で見せる

電子カルテには、これまで病院が培ってきたノウハウや実績の数字など、集客に役立つ情報も多く含まれています。例えば、これまで病院がどういう患者を診てきてどれだけの実績を積んできたか、という内容が分かる数値を取り出してきて、公式ホームページやSNSにも掲載してみてはいかがでしょうか。

例えば、「12歳以下の小児治療数〇〇人」「椎間板ヘルニアの手術実績数」という形で、専門の分野に関して実績があることを公式サイトやチラシなどに反映するだけでも、集客力はアップします。キャッチコピーを作る際に、特に自分の医院はここが強みだ、と思っている部分に関するデータを見せるようにしてください。

患者のプライバシーに配慮しつつ治療例を公式サイトに掲載

具体的な治療例を、患者のプライバシーに配慮しつつ公式サイトに掲載するのも良いでしょう。特に美容外科など、治療前と治療後が分かりやすい治療の場合は、特にそのような情報を見ている患者が多いものです。

看板を設置する地域を決定する

電子カルテでは、地域別の来院数も簡単に調べられます。どの地域からの来院者が多いのかが分かれば、来院者の多いエリアに看板を設置してもいいですし、逆にあまり来院者数が伸びていないエリアを調べてその理由を分析し、そのエリアの住民に響くような看板を作ってはいかがでしょうか。

小児の予防接種などの管理とお知らせ

子供の年齢に応じた予防接種のお知らせを出すことも可能です。小さい子供の予防接種は、回数が多くて保護者は管理が大変なので、病院側でいつどの予防接種を受けたのかを知らせると保護者は分かりやすいと喜ぶ人も多いでしょう。

休眠患者への需要堀り起こし

電子カルテの良さは、蓄積した患者の情報をすぐに引き出せるスピーディーさです。この特徴は、現在来院しなくなった休眠患者の掘り起こしとして利用できます。全く情報のない新規の患者を増やすことはできませんが、来なくなった患者宛に案内の連絡を出すと、何割かの患者から反応があり、実際に来院してもらえることもあるでしょう。具体的には、このような案内を出してみてはいかがでしょうか。

  1. 花粉症の時期になる直前、以前花粉症だと診察を受けたことのある患者さん向けに花粉症治療のお知らせ
  2. インフルエンザに流行の兆しが見えたら予防接種のお知らせの連絡を入れる
  3. 定期健診や人間ドックを受診する時期であることを知らせる
  4. 最後の診療から1年以上経過している患者に近況を確認する

これらのお知らせを、例えば花粉症やインフルエンザの流行が始まる直前にダイレクトメールやSNSのメッセージで送信すると良いでしょう。テレビのニュース番組で「今日から花粉が飛びはじめました」と放送されたら、すぐにSNSのメッセージなどで花粉症を受け付けていることを流すだけで、反響が大きくなります。集客と休眠患者の掘り起こしはセットで行うと、さらなる収益アップにつながりますので、ぜひ始めてみてください。

受付や会計のスピードが違う!患者満足度も上がる!

電子カルテなら一瞬で患者の情報を検索できるので、紙カルテに比べて手間や時間といった負担が減ります。電子カルテに予約受付システムが付帯しているなら患者の診療までの待ち時間は短縮化され、それにともなって待合室・駐車場などにおける混雑を緩和させることも可能です。病院で発生する可能性がある院内感染の予防にもつながり、医院やクリニックの信頼性向上にも貢献してくれます。

医療事務作業や看護師・検査技師の業務能率が上がる!

最近の電子カルテには、さまざまな用途で使える文書テンプレートが標準搭載されています。例えば、紹介状や診断書といった従来手書きで行うことが当たり前だった作業は、このような文書テンプレートを使うと短時間で作成できるようになります。また検査技師や看護師に対して院内だけで使う指示箋も、フォーマット化すれば「投薬が必要」「検査指示が出ている」などの内容をシンプルにミスなく通達することが可能です。

情報を一元管理し、検査センターと連携できる!

狭い医院やクリニックでは、ペーパーレス化によってカルテ収納棚が削減できます。そしてPACS(Picture Archiving and Communication System:医療用画像管理システム)や検査センターの各種検査システムと連携することで、電子カルテを中心とした患者データの一元的管理を実現できるようになるのです。

様々な紛失リスクを抑えることができる

電子カルテを導入するメリットは、業務効率化や患者の満足度向上だけではありません。物理的なデータとして資料を保存しておくと、「紛失」というリスクがありますが、電子カルテでは紛失のリスクを最小限に抑えることができるようになります。

医院で取り扱うデータは非常に重要なものばかりなので、それらを紛失してしまうとかなりの損失です。電子カルテを導入すれば、次のような状況下での様々な紛失リスクを軽減できるでしょう。

火災の被害に遭った場合

電子カルテはインターネット上のクラウドでデータが保護されているので、火災に遭った場合も大切なデータを失うことがありません。もしも、医院で大規模な火災が起きた場合、紙媒体で保存されていたカルテはどうなるでしょうか。紙ですから、当然焼失してしまいます。

火災でカルテが焼失してしまえば、それまで行ってきた治療の履歴も分からなくなり、すべての患者に対して一からのスタートとなってしまうでしょう。また、カルテの情報だけではなく、経理に関する長年の情報なども失われます。

その点、電子カルテを導入すれば、医院が全焼してしまったとしても、すべてのデータがクラウドで保護されているため焼失の可能性はありません。

地震や津波などの自然災害に遭った場合

地震、津波、台風などの自然災害に遭った場合、紙媒体のカルテでは紛失のリスクが考えられます。ただし、この場合は電子カルテと紙媒体のカルテでは、一長一短があると考えられるでしょう。

紙のカルテを使用していて運が良かった場合は、カルテがすべて院内に残り、次の日からでも診療を開始することができます。ですが、電子カルテでは、災害時に電力が遮断されてしまうと、カルテが見られないという事態に陥る可能性があるからです。

このように、一長一短と考えられる両者ですが、電子カルテは自然災害の際にもデータは保護され、紙のカルテで紛失のリスクが高いことは間違いありません。

カルテの管理体制が不十分であった場合

紙媒体のカルテの管理体制が十分に整っていない場合、カルテが紛失してしまうリスクも考えられるでしょう。ですが、電子カルテを導入すれば物理的なカルテ紛失のリスクはなくなり、今よりもカルテ管理が容易になります。

医院を長年経営し、多くの患者の診察を続けていると、自然とカルテの量はどんどん増えていくもの。1年間に100人の新規患者が来院したとすれば、10年間で1,000ものカルテが増えることになります。そのような状況下で、カルテの管理体制が十分に整えられていないという医院も存在するのではないでしょうか。

電子カルテはデータとしてカルテを保存するため、物理的に「失くしてしまう」という状況を避けることができます。情報はすべてデータとしてクラウドに保存されるので、管理体制などを意識する必要もありません。

盗難による紛失があった場合

紙のカルテは簡単に持ち出せるため、盗難などによる紛失のリスクが考えられます。ですが、電子カルテではシステムにアクセスしてデータを抽出しなければならないため、盗難のリスクを高い確率で抑えることができるでしょう。

医院が保持する患者の情報は、病歴や障害、診療・調剤情報などが含まれており、より厳重に守られなければならない「要配慮個人情報」に値するものです[1]。そのため、一般的な企業よりも保持している個人情報の重要度が高く、盗難による紛失は最も注意されなければなりません。

電子カルテを導入することは、盗難による個人情報悪用を阻止することや、患者の人権を守ることにも繋がります。

[1]

参考:個人情報保護委員会『(PDF)個人情報保護法の基本』

 
 
ページの先頭へ ▲