必読!歯科用電子カルテの手引き

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導入の流れ

電子カルテを導入するときには、どのような流れで行うのでしょうか?また、新規導入・更新のタイミングについてもくわしく解説しています。

電子カルテを導入・更新するタイミングとは?

何らかのきっかけで、それまでの紙のカルテから電子カルテの導入に踏み切った医院も多いと思います。それでは一般的に他院では、どのようなタイミングで電子カルテの導入を開始しているのでしょうか?

一番多いといわれているのが、新規開業のときです。

電子カルテは、院内に蓄積された紙のカルテが少なければ少ないほど、導入にかかる負担は少なくなります。

カルテは最低5年保存しておかなければならない義務があります。それに加えて、開業年数が多い医院では、開業以来のカルテの記録はすべて保存しておきたいという要望もあるので、何十年の開業実績がある医院では、データベース化する情報も膨大になるので、人件費などの経費も多くなってしまうのです。

そのため、実際に電子カルテを導入してもしばらくは紙カルテと照らし合わせなければならないという時期が生じてしまうのです。何の記録もない新規開業のときが一番コストをかけずに電子カルテを導入できる時期だといわれています。

そのほかにも医院の移転や新築時、レセコンのリースアップ、前院長が退任して、次の院長が就任する時期など、さまざまなタイミングがあります。

さらに電子カルテを導入すると、定期的な更新を伴うバージョンアップが必要となるときがあります。

その時の鉄則は、繁忙期は避けるということ。繁忙期のタイミングで更新作業を行ってしまうと、多くの患者さんの対応に追われながら、さらに更新作業も行わなければなりません。

医院だけでなく、患者さんにも迷惑をかけてしまう恐れがあるため、この時期の更新作業は控えるようにしておきましょう。

電子カルテ導入の流れ

実際に電子カルテを導入したときの一般的な流れについて解説します(※医院の規模や状況、メーカーによって詳細は変わってきますのでご了承ください)。

  1. 全体ミーティング
    メーカーは、現在の医院にかんする状況や業務内容をヒアリングして分析を開始。その結果をもとに、電子カルテ導入後の運用について検討を重ねていきます。およそ、1か月ほどの期間がかかるのが一般的です。
  2. サーバーの設置
    部門ごとにグループを設置して、医院の部署や業務ごとに電子カルテの仕様にかんするすり合わせを実施。この時点でサーバーの設置を行います。
  3. テンプレート作成
    医院に電子カルテに入力するためのマスタやテンプレート、文書などを作成してもらいます。
  4. 研修会
    医院とメーカーがそろって、電子カルテの操作方法にかんする研修会を実施します。
  5. テストの実施
    これまでメーカーで構築したシステムを使ってテストを実施。この時、実際の病院運用に基づいたリハーサルも行っていきます。
  6. 実務へ導入
    いよいよ医院で実際に電子カルテシステムを使用します。メーカーのスタッフにも現場に立ち会ってもらい、細かい部分の説明やシステムの調整などを行ってもらいます。

その後は、保守・メンテナンス、システムのバージョンアップなど、場合に応じて柔軟にやりとりしながら運用していくことになります。

 
 
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