必読!歯科用電子カルテの手引き

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導入の流れ

電子カルテを導入するときには、どのような流れで行うのでしょうか?また、新規導入・更新のタイミングについてもくわしく解説しています。

電子カルテを導入・更新するタイミングとは?

何らかのきっかけで、それまでの紙のカルテから電子カルテの導入に踏み切った医院も多いと思います。それでは一般的に他院では、どのようなタイミングで電子カルテの導入を開始しているのでしょうか?

一番多いといわれているのが、新規開業のときです。

電子カルテは、院内に蓄積された紙のカルテが少なければ少ないほど、導入にかかる負担は少なくなります。

カルテは最低5年保存しておかなければならない義務があります。それに加えて、開業年数が多い医院では、開業以来のカルテの記録はすべて保存しておきたいという要望もあるので、何十年の開業実績がある医院では、データベース化する情報も膨大になるので、人件費などの経費も多くなってしまうのです。

そのため、実際に電子カルテを導入してもしばらくは紙カルテと照らし合わせなければならないという時期が生じてしまうのです。何の記録もない新規開業のときが一番コストをかけずに電子カルテを導入できる時期だといわれています。

そのほかにも医院の移転や新築時、レセコンのリースアップ、前院長が退任して、次の院長が就任する時期など、さまざまなタイミングがあります。

さらに電子カルテを導入すると、定期的な更新を伴うバージョンアップが必要となるときがあります。

その時の鉄則は、繁忙期は避けるということ。繁忙期のタイミングで更新作業を行ってしまうと、多くの患者さんの対応に追われながら、さらに更新作業も行わなければなりません。

医院だけでなく、患者さんにも迷惑をかけてしまう恐れがあるため、この時期の更新作業は控えるようにしておきましょう。

電子カルテ導入の流れ

実際に電子カルテを導入したときの一般的な流れについて解説します(※医院の規模や状況、メーカーによって詳細は変わってきますのでご了承ください)。

  1. 全体ミーティング
    メーカーは、現在の医院にかんする状況や業務内容をヒアリングして分析を開始。その結果をもとに、電子カルテ導入後の運用について検討を重ねていきます。およそ、1か月ほどの期間がかかるのが一般的です。
  2. サーバーの設置
    部門ごとにグループを設置して、医院の部署や業務ごとに電子カルテの仕様にかんするすり合わせを実施。この時点でサーバーの設置を行います。
  3. テンプレート作成
    医院に電子カルテに入力するためのマスタやテンプレート、文書などを作成してもらいます。
  4. 研修会
    医院とメーカーがそろって、電子カルテの操作方法にかんする研修会を実施します。
  5. テストの実施
    これまでメーカーで構築したシステムを使ってテストを実施。この時、実際の病院運用に基づいたリハーサルも行っていきます。
  6. 実務へ導入
    いよいよ医院で実際に電子カルテシステムを使用します。メーカーのスタッフにも現場に立ち会ってもらい、細かい部分の説明やシステムの調整などを行ってもらいます。

その後は、保守・メンテナンス、システムのバージョンアップなど、場合に応じて柔軟にやりとりしながら運用していくことになります。

電子カルテ導入の際に気をつけることとは?

電子カルテは便利なシステムですが、慎重に検討しなければ「導入してみたら想像と違った」と感じてしまうこともあります。

それでは、実際に電子カルテの導入を検討した時に、何か気をつけることはあるのでしょうか?上手に使いこなすためにも、次のようなポイントに気をつけて導入を検討しましょう。

導入する目的を明確にしておくこと

「電子カルテは便利なシステム」というイメージばかりが先行してしまうと、自院でどのように運用して、どのような目的で利用するのかという導入目的がはっきりしなくなります。

電子カルテには実に様々な機能がついているので、導入目的が明確にならなければ、自院にとって必要な機能を選択することもできません。導入目的は医院によって様々ですが、次のような例が考えられるでしょう。

  • 紙カルテが大量にあるから整理したい
  • 検査結果をオンラインから取り込みたい
  • 時間削減によって業務効率化を狙いたい
  • カルテを様々なところから確認したい
  • 人為的ミスを防ぎたい

目的を明確にしておくことで、運用後に必要な機能がないことが発覚するという事態を、未然に防止することができます。

もちろん、これらの全てが目的である場合もあると思いますが、「必要な機能」「あると便利な機能」「不要な機能」に分けておかなければ、次にご紹介する費用面で切迫してしまう可能性もあります。

電子カルテにかけられる予算を決めておくこと

電子カルテ導入にはコストが必要です。導入の目的を明確にして、その目的を達成するためにはどのような機能が必要で、予算はどの程度必要なのかということも、事前に考えておく必要があるでしょう。

電子カルテ導入のために必要な費用は、ハードウェアやシステムの費用だけではなく、ランセンス費用や連携システムの費用も考慮しておく必要があります。

導入する機能、医院の病床数などによっても導入費用は変わりますが、一般的には「1床100万円」と言われているほどなので、小規模の医院であってもそれなりのコストが必要です。

ここでわかることは、導入時の予算を決めることと導入目的を決めることは、同時進行されるべきだということです。予算と電子カルテシステムの内容のバランスを取って、どこが最も適切な位置かを図ることが大切でしょう。

ランニングコストも含めた予算を考えておくこと

電子カルテシステムにコストが必要になるのは、導入時だけではありません。長期的な運用をしていく上で、絶対に必要になってくるものがランニングコストです。

電子カルテはシステムであるため、保守管理が欠かせません。コストを重視するというと、保守費用が低い方が良いというイメージがありますが、最も大切なのは、「保守管理の内容に対して適正価格かどうか」という点です。

保守費用の安さで選んでしまうと、次のようなケースも考えられます。

  • 土日祝日は対応できない
  • 電話サポートのみでの対応
  • サーバーが原因の場合対応不可

このような保守管理では、万が一電子カルテシステムが動かなくなった時に、医院全体の機能がストップしてしまう可能性もあるので、保守管理内容に対して適正価格であるかという点を確認したいものです。

導入後の運用フローを確定させておくこと

導入する電子カルテシステムの機能を把握して、導入後の運用フローをイメージしておくことも大切です。また、使い方によっては、電子カルテシステムの運用フローに併せて、医院自体の運用を変更しなければならない可能性もあります。

保険証の確認や処方箋発行のタイミングを考える、テンプレートを使ったカルテの書き方統一など、電子カルテを導入することで生じる変更点を含めて考え、運用フローに問題はないかを確認しておきましょう。

 
 
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