必読!歯科用電子カルテの手引き

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歯科用電子カルテに不可欠な5つの機能

電子カルテに関する情報をまとめたウェブページは多くありますが、その対象はほとんどが医科用のもので、歯科に特化したものは見当たりません。電子カルテと一口にいっても、医科用と歯科用では導入メリットが違います。医科と同じ基準で製品を選んでしまうと、期待通りのパフォーマンスを得られないかもしれません。ここでは、歯科用電子カルテ導入にあたり、活用したい機能を紹介します。

POSシステムに基づくPOMR式カルテ

一般的なレセコンを大きく上回る電子カルテ導入のメリットは、その業務対応領域の広さにあります。保険点数計算や受付、会計機能に終始していたレセコンに対して、電子カルテは検査、診療、処方といった医療行為においても真価を発揮します。その中核となる機能が、POSシステムを取り入れたPOMR式カルテ作成です。患者さんの基礎データの収集から治療方針の設定、経過の記録まで、一連の診療過程をトータルで管理し、精度の高いカルテ記載を実現します。

そのメリットは患者さんへの説明力の強化、信頼感の構築にとどまらず、医療チーム全体の共有データ蓄積や業務効率アップにつながります。

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自動化されたSOAP式記述

「主観的情報」「客観的情報」「分析・感想」「治療計画」(=SOAP)入力を自動化することで、個々の衛生士ごとのカルテ記述差異を回避できます。誰でも簡単に操作できる直感的かつシンプルなインターフェイスで、カルテ記述に高い整合性をもたらします。

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インフォームドコンセントツール

画像や図面、動画を通じ、患者さんへの治療方針説明をわかりやすく具現化するツールです。治療に対する患者さんの正しい理解を推進し、不安を解消してあげるサポート機能として力を発揮します。また、それらのデータを用い、診断説明書など患者さんと共有すべき資料を自動生成してくれる機能も搭載されています。

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医療保険と介護保険のレセプト同時入力

年々増加の一途をたどる訪問介護治療の需要は、歯科診療においても同様です。しかし、訪問診療を行ったにもかかわらず、介護保険請求手続きをしていない、または諦めている歯科医も多いのではないでしょうか。請求手続き自体がわからない、介護報酬レセプトを制作する時間がないなど、それにはいくつかの理由が思い当たります。医療保険と介護保険のレセプトを同時作成できる電子カルテの導入は、課題を解消し請求漏れをなくす効率的な対策となります。

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ライブサポート

電子カルテ導入にあたり懸念されるのは、操作性やセキュリティなどのサポート体制です。トラブル発生時の対応、ネットワークにおけるウイルス対策、通信暗号化の導入など、万全のサポートが備わってこそ、電子カルテのパフォーマンスが最大化されるのは間違いありません。電話、インターネットを通じたライブサポート体制は、滞りのない業務遂行における必須事項と言えるでしょう。

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歯科用電子カルテの基本機能と導入時の注意点について

歯科用電子カルテを導入する前に、その基本的な機能と導入時の注意点について知っておくべきでしょう。電子カルテと言えば「患者の情報を電子的に管理するもの」という印象がありますが、歯科用電子カルテは単に紙のカルテを電子化したものではないからです。

歯科用電子カルテが活用される場面は非常に多く、例えば、義歯を作るための材料情報を簡単に得る、歯周病検査の結果管理を手元で管理できるようにするなど、様々なシーンで活躍できる機能性を誇っています。

基本的な機能は次の4つの構成となっていますが、それぞれの構成でさらに細かく機能が付加されています。

  • 診断支援
    検診項目の入力、テンプレート(文書、画像)、薬の処方歴、アレルギー情報、副作用情報など
    入力操作が簡単で、医療に携わるスタッフの医事的知識が少なくても操作ができることで知られています。
  • オーダー
    診察、治療、看護、管理に関するオーダー
  • 文書管理
    診断書や保険関連の文書、同意書、紹介書などの作成と管理
  • 部門システム
    薬剤処方、救急、医事、求職など

歯科用電子カルテは、以上のような4つの基本的な機能を保持しており、中小規模の医院はもちろんのこと、総合病院の医療業務でも活用できるような構成となっています。

ですが、中小規模の医院が、総合病院でも活用されるようなこれらの機能を全て備えた電子カルテを導入すれば、コストが大きく無駄な機能が付加されてしまいます。そこで、歯科用電子カルテを導入する際には、自院ではどのような機能が必要かという点を明確にし、その運用方法に合わせた機能を選択することが大切です。

1.かけられるコストを算出する

電子カルテにかけられる予算はどの程度なのか、予算を設計することが第一段階です。歯科用電子カルテを導入するからには、その後の運用によって導入費用を回収しなければなりません。導入費用を回収するための計画は、過去の来院患者数や単価から算出しますが、電子カルテを導入することによって利益が増加することも期待できるでしょう。そのため、次のような算出法となります。

導入費用回収分=過去の来院患者数×患者一人あたりの単価+増加が期待される利益

歯科用電子カルテを導入することで増加する利益は、業務効率が改善されることで、診察できる患者数が増加する分が挙げられます。患者の所見診断から治療、評価などの管理が一元的になり視覚的な判断が容易となるため、患者一人の診察にかかる時間が短縮されるためです。また、会計の際に歯科清掃具の過去の販売歴が確認できるようになり、次の販売に繋げやすくなることも含まれます。

2.導入で実現されるサービス内容と目標の設定

歯科用電子カルテを導入することで、患者にどのようなサービスを提供するのかを検討します。そして、新たなサービスを提供することによって、達成されるべき目標も併せて設定する段階です。電子カルテの導入と言えば、医院内の業務効率を向上させるため、歯科医師や歯科衛生士の動きをスムーズにするためのものと考えられがちですが、患者の満足度を向上させるための機能も豊富に用意されています。

例えば、自費診療数を増加させたいという目標がある場合、インフォームド・コンセントというサービスを充実させるために、歯科用電子カルテの資料作成機能、画像編集機能、動画機能などが必要です。

また、診療時間を短縮させて患者の満足度向上と診療数増加を狙うという目標があれば、デジタルレントゲンの連携機能を利用すれば、現像時間の短縮と患者への情報提供の簡易化が図られ、トータルでの診察時間を短縮させていくことが可能です。このように、サービス内容と目標を設定しながら、必要な機能を絞り込んでいきます。

3.システム運用のための計画

最後に、実際に歯科用電子カルテを導入した際の運用の計画を立てていきましょう。電子カルテを導入したとしても、システムが使いこなされていなければ無用の長物となるため、院内でどのような運用を行っていくべきかを検討します。

電子カルテ導入で目標とされる運用方法は、チーム医療が滞りなく行われることです。そのためには、受付スタッフ、医師、歯科衛生士など、異なる業務を行うスタッフ間において、情報の伝達と連携が確実に行われなければなりません。

その他、院内のスタッフ全員が使いこなせるように、使い方を簡易化しておくことも必要でしょう。実際の運用を想定しながら、様々なケースを考えて運用方法を選択していきます。

歯科用電子カルテ導入は中小規模の医院にもメリットが

現在でも紙のカルテを使用している中小規模の歯科医院の中には、紙のカルテで十分であると考える医師もいるようです。ですが、歯科用電子カルテを導入することのメリットは大きく、医師やスタッフの業務効率改善だけに留まりません。

医師やスタッフの業務効率が改善されれば診察時間は短縮され、利益が増加すると共に患者の満足度も向上します。患者の満足度が向上すればリピート率が高くなり、自費診療数も増加すると期待できるでしょう。また、窓口業務の電子化で人件費の削減、負担軽減、院内の動きを合理的にするなどのメリットも生まれるため、医院の経営全体への貢献度は大きいと考えられます。

 
 
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