必読!歯科用電子カルテの手引き

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サポート力

導入に際して多くのメリットがある電子カルテですが、長く使いつづけるためには、メーカー側からのサポート力も必要不可欠です。

そこで、サポート体制にかんして知っておきたいポイントを紹介していきます。

電子カルテメーカーのサポート体制について

電子カルテでは、おもにメーカー側とやりとりを行いながらさまざまなサポートを受けることになります。

そのための対応方法として用いられるのが電話やメールなどで対応してもらう「第1次サポート」とよばれるもの。これは、システムをの運用時に多く用いられる場合がほとんどで、対応スピードや丁寧さが求められるものです。

そして、遠隔で行うリモートメンテナンスや実際にメーカースタッフが直接足を運んでサポートしてくれる「駆けつけサポート」。

診療報酬改定時にかんするシステムの改善や、第1次サポートでは対応しきれないトラブルの際には、駆けつけサポートを利用することになります。

そしてもうひとつ重要とされているサポートが定期的にシステムをチェックしてくれる「定期サポート」。定期的にシステムを専門家がチェックすることで、トラブルを起きにくくし、快適な病院運用を行うことができます。

それでは、あるメーカーが実際に行っているサポートやセキュリティ管理の詳細をご紹介しておきましょう。

ポイント1 システム導入時の提案

電子カルテシステムを導入するにあたって、その蓄積されたノウハウをもとに、その医院に適したさまざまな提案を行ってくれます。

例えば、診療科目や規模・用途・目的、将来どのような医院を目指しているのか、といった要望に合わせたシステム設計を導入の時点で提案してくれます。

ポイント2 システム導入にかんする事前教育

メーカー側が直接、電子カルテシステムの使用者に対して、丁寧に使いかたを教育してくれます。

初回レセプト時の出力に際しても立ち会ってくれ、正しい出力方法や修正方法などにかんする指導も行ってくれます。

ポイント3 法令改定などに合わせたバージョンアップ

厚生労働省より診療報酬改定、薬価改定などが合った場合には、システムの変更作業を行います。

そのために必要なCD-ROMなどを提供したり、さらなる機能改善を目指したバージョンアップサポートを行います。

以上のほかにも、メーカーごとにさまざまなサポート体制を行ってくれます。

電子カルテの導入の際には、これらのサポートをしっかりと行ってくれるメーカーを選ぶようにするといいでしょう。

システム導入後のメンテナンスについて

電子カルテシステムはコンピュータによって動いているものなので、パソコンと同じように定期的なメンテナンスが必要です。

メンテナンス内容について

メンテナンスはシステムを運用する上で欠かせないもので、次のようなことを行うのが一般的です。

  • システム修正情報を反映させる
  • 医院の運用方法に適した環境への変更
  • トラブルが起きた場合の原因調査

正常にシステムを作動させるためには、これらの定期的なメンテナンスは必要不可欠。メンテナンスを行わないと、いつまでも古い環境のまま使用して、思わぬ不具合が生じる可能性もあります。

それでは、メンテナンスが行われないと、一体どのような弊害が生じるのでしょうか。

メンテナンスの必要性1:故障やトラブルを未然に防ぐ

メンテナンスが行われないと、システムの故障やトラブルを未然に防ぐことができなくなってしまいます。

多くの患者が訪れている診療時間中に、電子カルテシステムにトラブルが発生してしまえば、医院の機能全体が麻痺してしまう恐れも。定期的なメンテナンスをしておくことで、致命的なトラブルの発生を防げることも可能になります。

メンテナンスの必要性2:システムを使いやすい状態に保つ

故障やトラブルがない場合でも、運用方法に適していない設定になっていた場合は、折角電子カルテシステムを導入したにも関わらず、使いこなせない、使いにくい、といった事態が起こり、導入自体が無駄になってしまうことも。

業務効率化を図るための電子カルテですから、医院に適した最も良い状態を保ち、フルに活用したいものです。

メンテナンスの必要性3:個人情報流出を防ぐ

最後に、「セキュリティ」に関するチェックもメンテナンスで行います。医院をIT化すると、電子カルテシステム以外にも院外ネットワークに接続している機器は増加するため、その分ウイルス感染などの可能性も高まるでしょう。

多くの患者の個人情報を保持している医院ですから、セキュリティのチェックは万全にしておかなければなりません。

システム保守の内容と費用について

システムを保守するためのメンテナンスの内容は、電子カルテシステムによって異なります。そのため、電子カルテシステム導入を検討するときは、機能だけではなく、保守サポートの充実度も重視しなければなりません。

システム保守はリモートメンテナンスが便利

システム保守の対応は、リモートメンテナンスが充実しているものがおすすめ。その理由としては、医院の機能をストップさせずにシステム保守が可能なためです。

医院では、保険改正、点数改正、新薬や病名に関するものなど、新しい情報が次々と必要です。更に、ソフトウェアの更新も必要になるので、更新があるたびにシステムをストップさせていては効率的ではありません。

修理対応の迅速さも重要

ハードウェアの物理的な故障では、リモートメンテナンスでは対応できません。そのため、修理対応に関しても確認しておく必要があります。

リモートサポートが利用できる電子カルテの場合は、物理的な故障の場合は、ハードウェアのメーカーが修理をするという例が多いようです。

システム保守の費用は?

システム保守の費用は、その内容によって異なりますが、一般的にシステム導入費用の「15%程度」が目安になると言われているので、300万円で導入したとすれば、1年間で45万円ということになります。

必要最小限にすれば、10%程度に抑えることも可能でしょうが、やはりシステム運用のためには充実したメンテナンスが必要です。そのため、費用と保守内容を天秤にかけ、バランスの良いところに収めることが大切でしょう。

 
 
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